Custo de um funcionário: salário, encargos e despesas indiretas
Contratar uma pessoa olhando apenas para o salário é um dos erros mais comuns no planejamento financeiro de uma empresa.
Um funcionário com salário bruto de R$ 3.000 não custa apenas R$ 3.000 por mês. A empresa também precisa considerar FGTS, 13º salário, férias, encargos previdenciários, benefícios, equipamentos, sistemas, treinamentos e outras despesas relacionadas à função.
Em uma empresa do Simples Nacional que não esteja sujeita ao Anexo IV, um salário de R$ 3.000 pode exigir uma reserva mensal próxima de R$ 3.870 antes dos benefícios e dos custos de estrutura.
O Anexo IV do Simples Nacional é uma das formas de tributação dentro do regime simplificado em que a Contribuição Previdenciária Patronal (CPP) não está incluída no DAS e precisa ser recolhida separadamente pela empresa. Ele se aplica a algumas atividades específicas, como determinados serviços previstos na legislação. Mais detalhes podem ser consultados no Portal do Simples Nacional e na Lei Complementar nº 123/2006.
No Lucro Presumido, no Lucro Real ou em determinadas atividades do Anexo IV do Simples Nacional, essa mesma contratação pode ultrapassar R$ 4.600 antes dos benefícios, dependendo das contribuições aplicáveis.
Esses valores são estimativas. O custo exato depende do regime tributário, da atividade da empresa, da convenção coletiva, dos benefícios oferecidos e das características da função.
O que compõe o custo de um funcionário?
O custo total pode ser organizado em cinco grupos:
Custo total do funcionário = salário + encargos e provisões + benefícios + estrutura + custos indiretos
O salário é apenas o ponto de partida.
Para calcular corretamente, a empresa deve considerar tanto os valores pagos todos os meses quanto as obrigações que aparecem em determinados períodos do ano.
1. Salário bruto e remuneração variável
O salário bruto é o valor estabelecido no contrato de trabalho antes dos descontos do funcionário.
Dependendo da função, a remuneração também pode incluir:
Comissões;
Horas extras;
Adicional noturno;
Adicional de insalubridade ou periculosidade;
Gratificações;
Premiações com natureza salarial;
Descanso semanal remunerado sobre valores variáveis.
Essas verbas podem aumentar não apenas o pagamento mensal, mas também a base de cálculo de férias, 13º salário, FGTS e contribuições previdenciárias.
Por isso, uma vaga com salário fixo de R$ 3.000 e comissão média de R$ 1.000 não deve ser planejada como uma contratação de apenas R$ 3.000.
2. Décimo terceiro salário
O 13º salário corresponde a 1/12 da remuneração por mês trabalhado no ano. Para evitar que essa obrigação provoque um aperto no caixa no fim do ano, a empresa pode reservar mensalmente aproximadamente 8,33% da remuneração.
Em um salário de R$ 3.000:
R$ 3.000 ÷ 12 = R$ 250 por mês
Esse valor não precisa ficar parado em uma conta separada, mas deve aparecer no planejamento financeiro como uma obrigação futura.
Mais informações sobre o pagamento do 13º podem ser consultadas no Ministério do Trabalho e Emprego.
3. Férias e adicional de um terço
Além do período de descanso remunerado, o trabalhador tem direito ao adicional constitucional de um terço sobre as férias.
Em um modelo conservador de provisão mensal, a empresa pode reservar:
1/12 da remuneração para as férias;
Mais um terço sobre essa provisão.
Para um salário de R$ 3.000, a reserva mensal seria:
Férias: R$ 250
Um terço de férias: R$ 83,33
Reserva total: R$ 333,33 por mês
Essa é uma forma gerencial de preparar o caixa. A contabilização da folha deve conciliar a provisão com o mês em que as férias forem efetivamente pagas, evitando a duplicidade do custo.
4. FGTS
Para contratos regidos pela CLT, o empregador deve depositar o equivalente a 8% da remuneração na conta vinculada do trabalhador. Para aprendizes, a alíquota é de 2%.
As regras gerais podem ser consultadas no site oficial do FGTS.
Considerando apenas o salário de R$ 3.000:
FGTS mensal: R$ 240
Também deve ser considerado o FGTS incidente sobre outras parcelas que integram a remuneração, como 13º salário e férias, quando aplicável.
Em uma provisão mensal simplificada, o FGTS total relacionado ao salário e às obrigações anuais ficaria próximo de R$ 286,67.
5. Contribuição previdenciária patronal
O peso previdenciário depende do regime tributário e da atividade da empresa.
Empresas do Simples Nacional
Em grande parte das atividades tributadas pelos Anexos I, II, III e V, a Contribuição Previdenciária Patronal está incluída no DAS.
Isso não significa que a folha não tenha custo previdenciário. Significa que a contribuição patronal está sendo recolhida dentro da tributação sobre o faturamento, em vez de ser acrescentada separadamente à folha.
Nas atividades tributadas pelo Anexo IV, a contribuição patronal é recolhida fora do Simples Nacional.
Por isso, duas empresas optantes pelo Simples podem ter custos diferentes para contratar uma pessoa com o mesmo salário.
Lucro Presumido e Lucro Real
Em regra, empresas desses regimes estão sujeitas à contribuição previdenciária patronal de 20% sobre as remunerações que compõem a base previdenciária.
Também pode haver o RAT, relacionado ao risco da atividade, com alíquotas de 1%, 2% ou 3%, ajustadas conforme as regras aplicáveis à empresa.
Outras contribuições destinadas a terceiros podem incidir de acordo com o enquadramento, o FPAS, a atividade e eventuais regimes especiais.
Por isso, não é seguro aplicar uma porcentagem única para todas as empresas.
Quanto custa um funcionário com salário de R$ 3.000?
Veja uma simulação gerencial simplificada.
Empresa do Simples Nacional fora do Anexo IV
Componente | Reserva mensal estimada |
Salário bruto | R$ 3.000,00 |
Provisão de 13º salário | R$ 250,00 |
Provisão de férias e um terço | R$ 333,33 |
FGTS sobre salário e provisões | R$ 286,67 |
Subtotal antes de benefícios | R$ 3.870,00 |
Nesse cenário, o custo legal e provisionado representa aproximadamente 29% acima do salário bruto, antes de benefícios, infraestrutura e despesas indiretas.
Lucro Presumido, Lucro Real ou Simples no Anexo IV
Componente | Reserva mensal estimada |
Salário bruto | R$ 3.000,00 |
Provisão de 13º salário | R$ 250,00 |
Provisão de férias e um terço | R$ 333,33 |
FGTS sobre salário e provisões | R$ 286,67 |
Contribuição patronal estimada de 20% | R$ 716,67 |
RAT estimado entre 1% e 3% | R$ 35,83 a R$ 107,50 |
Subtotal antes de benefícios e terceiros | R$ 4.622,50 a R$ 4.694,17 |
Essa simulação não inclui contribuições destinadas a terceiros, benefícios, convenção coletiva ou regimes previdenciários especiais.
O cálculo definitivo deve ser realizado com base no enquadramento real da empresa.
INSS e Imposto de Renda descontados do funcionário são custos da empresa?
O INSS do trabalhador e o Imposto de Renda Retido na Fonte são descontados da remuneração do próprio empregado e repassados pela empresa.
Por isso, eles não devem ser somados novamente como se fossem um custo patronal adicional.
A empresa atua como responsável pela retenção e pelo recolhimento. Já a contribuição previdenciária patronal, quando devida fora do DAS, é efetivamente uma despesa da empresa.
As alíquotas do INSS do empregado são progressivas e seguem as faixas vigentes para cada competência.
As tabelas atualizadas podem ser consultadas no portal do INSS.
Confundir o desconto do trabalhador com a contribuição patronal pode fazer a empresa superestimar ou subestimar o custo da contratação.
Benefícios também entram na conta
Depois dos encargos legais, é necessário somar os benefícios oferecidos ou exigidos pela convenção coletiva.
Entre os mais comuns estão:
Vale-transporte;
Vale-refeição ou alimentação;
Plano de saúde;
Plano odontológico;
Seguro de vida;
Auxílio-creche;
Bonificações;
Ajuda de custo;
Previdência privada.
No vale-transporte, o empregador participa da parcela que exceder o limite de até 6% do salário básico do trabalhador, observadas as regras legais.
Imagine que o funcionário com salário de R$ 3.000 tenha os seguintes custos adicionais:
Benefício ou estrutura | Custo mensal da empresa |
Parte patronal do vale-transporte | R$ 120 |
Vale-refeição | R$ 500 |
Plano de saúde | R$ 250 |
Sistemas, equipamentos e estrutura | R$ 200 |
Total adicional | R$ 1.070 |
No Simples Nacional fora do Anexo IV, o custo total estimado passaria de R$ 3.870 para aproximadamente R$ 4.940 por mês.
Esse exemplo mostra por que o salário bruto, sozinho, não é suficiente para decidir uma contratação.
Quais custos indiretos costumam ser esquecidos?
Alguns gastos não aparecem diretamente na folha, mas impactam o resultado da contratação.
Recrutamento e seleção
Anúncios de vagas, ferramentas de recrutamento, entrevistas, exames admissionais e horas dos gestores envolvidos no processo possuem custo.
Treinamento e adaptação
Uma pessoa recém-contratada normalmente leva algum tempo para atingir o nível esperado de produtividade.
Durante esse período, a empresa paga o custo integral da contratação, mas ainda não recebe todo o retorno esperado.
Equipamentos e sistemas
Computadores, celulares, uniformes, equipamentos de proteção, mobiliário, licenças e acessos precisam entrar na conta.
Mesmo quando o equipamento é comprado à vista, seu valor pode ser distribuído pelo período estimado de uso.
Espaço e infraestrutura
Energia, internet, aluguel, limpeza, manutenção e suporte também fazem parte do custo de manter a operação.
Ausências e substituições
Férias, afastamentos e faltas podem exigir redistribuição de tarefas, horas extras ou contratação temporária.
Rotatividade
Quando um funcionário sai, a empresa pode ter custos rescisórios, perda de produtividade e uma nova rodada de recrutamento e treinamento.
Uma contratação inadequada pode custar mais do que manter a vaga aberta por algumas semanas adicionais.
Um funcionário precisa gerar quanto de faturamento?
O custo do funcionário não deve ser comparado diretamente com o faturamento. O indicador mais útil é a margem de contribuição gerada pela operação.
Imagine que o custo total da contratação seja de R$ 5.000 por mês e que a empresa possua margem de contribuição média de 40%.
Para que a nova contratação se pague diretamente:
R$ 5.000 ÷ 40% = R$ 12.500
Nesse exemplo, a empresa precisaria gerar aproximadamente R$ 12.500 em receita adicional para cobrir o custo mensal da contratação.
Esse cálculo deve ser adaptado para a função.
Um vendedor pode ser avaliado por receita, margem e novos contratos. Já um funcionário administrativo pode gerar retorno por meio da redução de erros, ganho de capacidade, melhoria dos controles e liberação do tempo dos gestores.
Nem toda função precisa gerar vendas diretamente. Mas toda contratação precisa ter um resultado esperado.
Como saber se a contratação cabe no caixa?
Antes de abrir a vaga, siga estas etapas:
Defina o salário e consulte a convenção coletiva da categoria.
Identifique o regime tributário e o anexo da empresa.
Calcule FGTS, provisões e encargos patronais.
Some benefícios, equipamentos e sistemas.
Projete o custo por pelo menos 12 meses.
Considere reajustes, férias e pagamento do 13º.
Defina qual resultado ou ganho de capacidade a contratação deverá gerar.
Além do cenário esperado, faça uma simulação conservadora.
Pergunte:
A empresa consegue manter essa pessoa se o faturamento cair?
Existe caixa para atravessar os primeiros meses de adaptação?
A contratação resolve um gargalo real?
Há demanda suficiente para justificar o aumento da estrutura?
O preço dos produtos ou serviços comporta esse novo custo?
Contratar primeiro e tentar ajustar o caixa depois aumenta o risco de atrasos, cortes precipitados e perda de controle financeiro.
Erros que distorcem o custo da contratação
Considerar somente o salário
Esse erro faz a empresa acreditar que possui espaço no orçamento quando, na prática, os compromissos serão maiores.
Usar uma regra universal
Frases como “um funcionário custa o dobro do salário” podem servir como alerta, mas não substituem o cálculo.
Dependendo do regime, dos benefícios e da função, o custo pode ficar abaixo ou acima dessa estimativa.
Ignorar a convenção coletiva
Pisos salariais, benefícios, adicionais e outras obrigações podem variar por categoria e região.
Esquecer os custos indiretos
Uma vaga pode exigir computador, uniforme, sistema, treinamento e espaço físico.
Não provisionar obrigações anuais
Sem reserva para férias e 13º, despesas previsíveis acabam sendo tratadas como emergências.
Contratar sem acompanhar indicadores
Depois da admissão, a empresa deve acompanhar produtividade, custo por área, receita por funcionário, absenteísmo, rotatividade e impacto sobre a operação.
A contratação deve ser uma decisão financeira e operacional
Uma equipe bem estruturada aumenta a capacidade da empresa, melhora a qualidade das entregas e reduz a dependência dos sócios.
Mas crescer a equipe sem planejamento pode pressionar o caixa e reduzir a margem.
O objetivo não é simplesmente contratar menos. É contratar no momento certo, para a função certa e com uma previsão realista de custo e retorno.
Quando departamento pessoal, contabilidade e financeiro trabalham de forma integrada, a empresa deixa de enxergar a folha apenas como uma obrigação mensal e passa a utilizá-la como informação para decidir.
Perguntas frequentes
Quanto um funcionário custa além do salário?
O valor depende do regime tributário, dos encargos, das provisões, dos benefícios e da estrutura. Em uma empresa do Simples Nacional fora do Anexo IV, uma provisão conservadora pode começar em aproximadamente 29% acima do salário, antes dos benefícios.
Um funcionário custa o dobro do salário?
Não necessariamente. A regra do dobro é uma simplificação. O custo pode ser menor ou maior conforme o regime tributário, a atividade, os benefícios, os adicionais e a convenção coletiva.
Empresas do Simples Nacional pagam INSS patronal?
Em grande parte das atividades, a contribuição patronal está incluída no DAS. Nas atividades tributadas pelo Anexo IV, ela é recolhida separadamente.
O INSS descontado do funcionário é um custo da empresa?
Não. O valor descontado pertence à obrigação previdenciária do trabalhador e é retido e repassado pela empresa. A contribuição patronal, quando aplicável, é um custo do empregador.
Quanto custa um funcionário com salário de R$ 3.000?
Em uma simulação conservadora, o custo pode começar em aproximadamente R$ 3.870 no Simples Nacional fora do Anexo IV, antes dos benefícios. No Lucro Presumido, no Lucro Real ou no Anexo IV, pode ultrapassar R$ 4.600 antes dos benefícios e de outras contribuições.
Planeje a equipe sem perder o controle do caixa
Uma contratação não deve ser decidida apenas pela urgência da operação.
É necessário entender o impacto sobre a folha, os impostos, a margem e o fluxo de caixa dos próximos meses.
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